Deze blog is gebaseerd op twee sessies tussen (HR)Managers omtrent een zeer actueel thema binnen organisaties: beoordelen, ontwikkelen en feedback.

 

Wat gaat er mis in beoordelingsgesprekken?

Wat gaat er mis en waarom kijkt niemand uit naar beoordelingsgesprekken? Medewerkers halen weinig waarde uit de gesprekken, ze zijn subjectief en gestuurd vanuit het management. De ene manager brengt juist alleen alle positieve eigenschappen naar boven waardoor het gesprek niet meer transparant is en de andere manager richt zich vooral op de negatieve eigenschappen. Managers stellen gesprekken uit, de gesprekken zijn weinig vernieuwend en iedereen vraagt zich af wat dat ene gesprek per jaar oplevert terwijl het uren tijd kost. Het wordt dus een sport om de gesprekken zo snel mogelijk af te handelen.

‘Managers zijn trots als ze in 5 minuten een beoordelingsgesprek kunnen voeren’.

Wat blijkt: medewerkers hechten wel veel waarde aan feedback. En liever niet een half jaar later tijdens je beoordelingsgesprek, maar veel eerder zodat je er direct iets mee kunt. Meerdere feedbackmomenten is de oplossing. Ook voor meer veiligheid en rust bij medewerkers gezien één moment per jaar veel spanning met zich meebrengt.

Binnen een van de aanwezige organisaties werken ze op een andere manier met gesprekken en salarisverhogingen: aan het begin van het jaar weet je al dat je 2,5% salarisverhoging krijgt. Mocht dit persoonlijk anders liggen dan hoor je dat tijdens het jaar. Als je totaal niet functioneert dan hoor je het zeker en dan is het klaar voor het einde van het jaar. De frequentie van gesprekken verschilt per medewerker, mensen die meer aandacht willen komen dit zelf vragen. Dit draagt voor deze organisatie bij aan de zelfregie. Je bent zelf verantwoordelijk voor je ontwikkeling.

Zelfregie heeft daarnaast een positief effect op het ontlasten van managers en het tegengaan van eindeloze discussies. Medewerkers werken zelf aan hun duurzame inzetbaarheid. Wat zijn uitdagingen in je werk? Waar ben je mee bezig? Wat geeft je energie en wat vind je heel lastig? Stel deze vragen regelmatig aan jezelf en ontwikkel continu. Gesprekken worden beter, gaan meer over ontwikkeling en medewerkers zijn bewuster over waar zij aan bijdragen.

Met het inzetten van continue ontwikkeling door middel van feedback is het nog een belangrijke zaak om zowel medewerkers als management te helpen bij het geven van goede feedback.

De essentie van goede feedback gaat over gedrag en de intentie om iemand te helpen verbeteren

Feedback moet altijd gericht zijn op ontwikkeling, concreet zijn, gericht op kansen en een spiegel voorhouden voor medewerkers met herkenbare feiten of blinde vlekken. Feedback gaat niet om iemand af te branden, maar het geven van energie en motivatie.

Niet binnen elke organisatie heerst een feedbackcultuur. Er heerst angst en een negatieve sfeer of juist een familieband waar iedereen veel te aardig is voor elkaar. ‘We helpen je wel en het maakt niet uit dat je het niet goed doet’.

Hoe stimuleer je een feedbackcultuur binnen de organisatie?

• Maak de urgentie duidelijk binnen de organisatie.
• Maak spelregels met elkaar en werk vanuit kleine stapjes. ‘agile denken’
• Voorbeeldfunctie vanuit ambassadeurs binnen de organisatie en het management.
• Faciliteren in plaats van sturen, help medewerkers.
• Een open gesprek aangaan met elkaar, stimuleer feedback in meerdere vormen.
• Medewerkers trainen op het geven en ontvangen van feedback.
• Geef medewerkers hulpmiddelen om laagdrempelig en makkelijk feedback op te halen door het invoeren van technologie.
• Feedbackmomenten implementeren in het dagelijkse werk, consequente herhaling maakt het proces makkelijker.
• Creëer een veilige omgeving voor het geven van feedback.
• Fouten maken leuk maken helpt! ‘Blunderbokaal’.
• Geef het inbedden van een feedbackcultuur tijd.

Praktijkervaring van een organisatie: Wij hebben continue feedback geïmplementeerd binnen de organisatie. Een feedbackcultuur moet inbedden in de organisatie. Nu na een jaar is het normaal en kunnen we niet meer zonder, we merken allemaal dat de samenwerking is verbeterd.

Moet de gesprekscyclus blijven bestaan of worden afgeschaft? 

Moet de bestaande cyclus blijven bestaan? 3 gesprekken per jaar? Wat is het doel van het gesprek? Medewerkers ontwikkelen zich niet optimaal door het voeren van een eenzijdig gesprek. Als het doel belonen is dan is het beter om tussentijds te belonen in de vorm van een waarderingsgesprek en ontwikkelgesprekken apart. Door deze gesprekken los te koppelen krijgen beide gesprekken veel meer waarde.

Voorwaarden om tot een goede gesprekscyclus te komen:

• Kijk naar de organisatie, teamprestatie en het individu.
• Maak medewerkers verantwoordelijk voor hun eigen ontwikkeling. Stimuleer medewerkers ondernemender te worden binnen de organisatie door eigen regie en intrinsieke motivatie. Als je echt niet wil is dat je eigen verantwoordelijkheid.
• Stimuleer feedback op regelmatige basis, het gesprek is een korte evaluatie en richt zich op de toekomst.
• Laat medewerkers zelf hun doelstellingen bepalen binnen gestelde kaders vanuit de organisatie. Hoe ga jij helpen ons doel te bereiken? Doelstellingen kunnen op deze manier beter verdeeld worden naar talenten.
• Laat feedback niet alleen tussen leidinggevenden en de medewerker plaatsvinden, maak feedback interactief en betrek meerdere stakeholders om tot een breder beeld te komen.
• Verdwaal niet in competenties. Het gaat om wat je doet en hoe je dat bereikt. Wat je bijdraagt en wat je graag (meer) wilt zien. (doorgaan, stoppen en starten)
• Ideaal gezien stappen we af van een vaste cyclus. Het gaat er niet om wanneer de gesprekken plaatsvinden maar dat ze plaatsvinden. Als dit gedurende het jaar wisselend is per medewerker verlicht dit de werkdruk en stress aan het einde van het jaar.

Stuur op motivatie!

Uiteindelijk draait de organisatie op gemotiveerde medewerkers. Intrinsiek gemotiveerd. Goed zijn in wat je doet en dit uit zich naar resultaten. Sturen op motivatie en energie geeft kansen voor elke organisatie.

Zelf de gesprekscyclus aanpassen?

Wij organiseren bijeenkomsten voor HR Managers over Het Nieuwe Beoordelen. Ben jij een HR Manager en wil jij deelnemen aan de volgende editie?

Schrijf je in voor de round table Het Nieuwe Beoordelen

Onze eerdere blogs over het moderniseren van beoordelingsgesprekken

Met regelmaat organiseren wij evenementen over het nieuwe beoordelen. Na deze evenementen delen wij de kennis die hierbij is gedeeld en opgedaan. Lees hier terug wat er tijdens de edities over het nieuwe beoordelen is besproken.

Editie 1: Het Nieuwe Beoordelen, wat betekent dit voor de HR Manager?
Editie 2: Wat is Het Nieuwe Beoordelen volgens de HR manager?
Editie 3: De beoordelingscyclus: succesfactoren van het nieuwe beoordelen
Editie 4: Het Nieuwe Beoordelen: Veranderingen en inzichten
Editie 5: Het nieuwe beoordelen: Hoe stimuleer je een feedbackcultuur en moet feedback meewegen in de beoordelingen?
Editie 6: Ontwikkelen geeft energie!
Editie 7: Ontwikkelen leidt tot resultaten!
Editie 8: Geef een compliment en ontvang opbouwende feedback!
Extra blog: Bijstellen gesprekscyclus belangrijk thema voor HR