Het beoordelingsproces…. We horen van alle kanten dat het veel tijd kost en weinig effectief is. Medewerkers die externe opdrachten hebben zijn lastig te beoordelen en bij veel bedrijven is het einde van het jaar al een hectische periode. De volgende vragen zijn belangrijk om na te gaan; ‘Waar staan we nu, wat vinden wij, wat vinden onze medewerkers?’. Hoe ga je naar een continu gesprek, een feedbackcultuur? Elke organisatie zou moeten streven naar een proces dat energie geeft in plaats van energie kost.
Ontwikkelen kost geeft energie!
Tijdens de laatste Round Table sessie zochten wij samen met HR managers uit verschillende organisaties antwoord op deze vragen. De gedachten zijn te vinden in de volgende alinea’s.
Hoe stimuleer je een feedbackcultuur?
Om een feedback cultuur te stimuleren moet er binnen de organisatie veiligheid en vertrouwen ontstaan. Daarnaast is draagvlak erg belangrijk. Wat levert het voor ons op? En maak het thema urgent. Laat enthousiasme als een olievlek verspreiden en benoem de enthousiaste medewerkers binnen jouw organisatie: de zogenaamde ‘Feedbackchampions / Feedbackambassadeurs / Navigators’.
Ook de terminologie kan helpen bij de motivatie. De term beoordelingsgesprek klinkt negatief. Verander de term naar feedbackgesprekken of waarderingsgesprekken.
Beoordelingsgesprek 🡺 Feedbackgesprek / Waarderingsgesprek!
Wat zijn de spelregels binnen het bedrijf, zodat iedereen de richtlijnen begrijpt en dezelfde taal gesproken wordt. Train medewerkers. Daarnaast is het voorbeeldgedrag van managers belangrijk. De juiste leiding nemen en de visie uitdragen binnen de organisatie.
Kijk binnen de organisatie naar verschillende mensen, wensen en ambities. ‘One size doesn’t fit all’. Als er binnen de organisatie veel verschil is in bijvoorbeeld opleiding of ambitie is het goed om gerichter naar behoeften te kijken.
Om een feedbackcultuur te creëren is het ook goed om de verantwoordelijkheid bij de medewerker te beleggen, stel teamdoelstellingen op en vraag aan de medewerker wat zijn/haar toegevoegde waarde is binnen het team. Help de medewerker door hulpmiddelen te geven op een laagdrempelige manier met feedback aan de slag te gaan, zoals met feedbacktechnologie.
Hoe zorg je voor een goede kwaliteit van feedbackgesprekken?
Om Kwaliteit van de gesprekken te stimuleren is de veiligheid en cultuur binnen de organisatie bij het individu van groot belang. Daarnaast moet de medewerker zien wat de voordelen zijn om in gesprek te gaan. ‘Wat’s in it for me’. Dus communiceer dat helder binnen de organisatie.
Onderbouw tijdens gesprekken zichtbaar gedrag, bespreek de effecten, maak het specifiek.
Selecteer (samen) de juiste feedbackgevers, benoem deze feedbackgevers, bespreek het. Goede feedback komt niet alleen van de manager maar juist van de peers om een medewerker heen waar hij/ zij zijn werkzaamheden uitvoert.
Een goede timing voor een goed gesprek is ook belangrijk, kies een juiste plek en geef feedback na een moment zodat de medewerker niet verrast wordt na een langere tijd. Neem de tijd en denk aan lichaamstaal en tone of voice.
Benadruk positieve punten, de ontwikkelpunten komen vanzelf naar boven.
Om feedback minder spannend te maken kunnen collega’s onderling afspraken maken voor een situatie, zoals een presentatie, waarbij een collega kan letten op een specifiek leerpunt. Zo kunnen collega’s elkaar helpen op een laagdrempelige manier.
Vraag ook feedback over het feedback geven; de manier waarop, hoe komt het over bij je collega?
Hoe kan HR en het management medewerkers helpen continu leren en feedback te stimuleren + de regie bij de medewerker beleggen?
Maak feedback onderdeel van de cultuur binnen de organisatie, overtuig medewerkers van het nut en laat hen vrijwillig aan de slag gaan. De visie van continue feedback zal gedragen moeten worden door het management. Hierdoor zal meer veiligheid binnen de organisatie ontstaan.
Sluit aan bij bestaand gedrag, wat zijn logische momenten voor de medewerker om feedback uit te vragen? Laat medewerkers zelf een reflectie schrijven over ontvangen feedback. Zij zijn verantwoordelijk om de rode draad uit ontvangen feedback te halen. Geef regelmatig feedback en complimenten en beloon goede gesprekken.
Stimuleer intrinsieke motivatie, wie wil aan de slag met continue feedback? Bij de ondersteuning van technologie kan de organisatie er voor kiezen een aantal plekken beschikbaar te stellen, door schaarste te creëren ontstaat er meer motivatie en wil om aan de slag te gaan. Het wordt op die manier een ondersteuning van medewerkers in plaats van een wil vanuit de manager.
En als laatste punt van deze vraag, stimuleer voor elkaar en door elkaar leren. Wissel tips uit binnen organisaties over situaties waar iedereen van kan leren.
Kortom, het was weer een inspirerende sessie! Er blijven en ontstaan altijd uitdagingen na afloop van een sessie: Wat betekent continue feedback voor beoordelen? Moet je blijven beoordelen? Wat past er precies binnen onze organisatie en wanneer start je precies met verandering? Over dit thema zijn er nog zo veel interessante zaken te bespreken. Ken je nog bedrijven waarbij dit thema ook actueel speelt en willen zij wellicht aansluiten bij een volgende Round Table? Hierbij de link voor de volgende sessie op 9 mei! https://new.truqu.com/index.php/het-nieuwe-beoordelen/?lang=nl
Eerdere edities over het nieuwe beoordelen
Ben jij een HR Manager en wil jij deelnemen aan de volgende editie?
Schrijf je in voor de round table Het Nieuwe Beoordelen
Met regelmaat organiseren we round tables om kennis te delen over het nieuwe beoordelen. Lees hier terug wat er in de vorige sessies naar voren is gekomen.
Editie 1: Het Nieuwe Beoordelen, wat betekent dit voor de HR Manager?
Editie 2: Wat is Het Nieuwe Beoordelen volgens de HR manager?
Editie 3: De beoordelingscyclus: succesfactoren van het nieuwe beoordelen
Editie 4: Het Nieuwe Beoordelen: Veranderingen en inzichten
Editie 5: Het nieuwe beoordelen: Hoe stimuleer je een feedbackcultuur en moet feedback meewegen in de beoordelingen?
[thrive_leads id=’29427′]
