Qquest

“Dit formulier komt uit het stenen tijdperk”, was één van de cynische opmerkingen die Qquest voorheen te horen kreeg over het omslachtige Word-document dat als feedbackformulier werd verstuurd naar klanten en collega’s. Als IT-dienstverlener werd het tijd voor een digitale oplossing. Een oplossing waarin het centrale doel ‘kennisontwikkeling en -deling’ tot zijn recht komt voor elke medewerker. Een handige tool die inspeelt op het klimaat waarin kennis en kunde kunnen worden toegepast; binnen en buiten de organisatie.

Konstantin Sapouridis, fieldmanager bij Qquest, vertelt over de werkwijze in het verleden en de performance cyclus van vandaag de dag. Wat zijn de grote verschillen? Hebben de medewerkers de nieuwe manier van beoordelen omarmd? En, hoe draagt de performance management tool van TruQu bij aan groei in kennis en ontwikkeling van de medewerkers binnen de jonge ICT-organisatie?

“Vanouds vatte de fieldmanager handmatig alle feedback samen en zo ontstond een eindevaluatie voor een medewerker. We werkten altijd met een Word-document. In het antwoordvakje kon je je antwoord typen, maar dit was onwijs klein en de lay-out was erg beperkt. Daarnaast moest je het document bijsluiten in de mail en dan diverse mensen aanspreken om feedback op te halen. Maar, deze mailtjes verdwenen onderaan de mailbox. Dan heb je ook nog het probleem van mensen herinneren. Want, hoe doe je dit zonder een klant of collega lastig te vallen? Dan heb je het gevoel dat je wekelijks iemand aan de kop zeurt”, begint Konstantin het verhaal over de evaluaties bij Qquest in het verleden.

“Niet alleen werden de formulieren door de medewerkers van Qquest als omslachtig ervaren, ook laat het bij de klant niet echt een goed beeld achter als je als IT-bedrijf nog op deze manier feedback verzamelt”, aldus de fieldmanager. Tijd voor verandering!

“We besloten de medewerker zelf zijn eigen evaluatie te laten schrijven”, vervolgt Konstantin. “De zelfreflectie in TruQu speelt voor ons hierin een cruciale rol. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor zijn ontwikkeling. Wij hebben nog wel de verantwoording, maar de regie ligt bij de medewerker. Je kunt bij ons zelf bepalen wat je ambitie is, waar je naartoe wilt groeien, welke doelen je wilt bereiken en welke acties nodig zijn om doelen te behalen. Dit is de opbouw en begeleiding die wij bieden.”

Volgens Konstantin worden medewerkers zelfstandiger en professioneler van het schrijven van een goede zelfreflectie en het ophalen van feedback. “Als je genoodzaakt bent en uitgedaagd wordt om bij je ontwikkeling stil te staan dan kun je stappen nemen naar de richting die je wilt. Het kan voor sommige junioren eng of confronterend zijn om na te denken hoe iets bij een ander overkomt, maar de meesten groeien erdoor en wennen er na één keer al aan.”

Nu de medewerker achter het stuur zit, verandert de rol van een manager ook. Er is minder sturing nodig, maar begeleiding blijft onderdeel van het succes. “Ik stuur vaak een herinneringsmail naar iedereen om op tijd de evaluatie in te vullen. Daarnaast lees ik de zelfreflecties in TruQu en krijg ik daarbij direct de mogelijkheid om op verschillende onderdelen te reageren. Ik heb de neiging om weinig commentaar te schrijven. Als dat is wat je over jezelf denkt, dan is dat in de meeste gevallen ook correct.  Als jij zegt dat je op een gebied goed bent, dan ga ik dat niet in detail veranderen. Ik respecteer jouw eigen poging om jezelf te verbeteren. We corrigeren het anders ter plekke, maar dat geef ik niet direct als commentaar in het verslag. Je bedenkt zelf een uitdaging en wilt daar aan werken. Daar zit veel kracht in, dit werkt veel meer bevrijdend. Als de leidinggevende zegt waar je uitdaging zit dan is het meer ja-knikken. ”

Met TruQu als hulpmiddel werd de nieuwe gesprekscyclus gevormd. “Als je als junior begint, heb je een halfjaarlijkse evaluatie. Tussendoor probeer ik de medewerkers gemiddeld om de zes weken te zien. Dit zijn twee voortgangsgesprekken tot je evaluatiegesprek. Uit een evaluatie komen aandachtspunten en die nemen we door. Hier kunnen weer doelen uit ontstaan. We zijn heel blij met dat iedereen, ook externen, in hun mail simpelweg een linkje krijgen om iemand van feedback te voorzien. Ze kunnen laagdrempelig feedback geven. Dat vind ik gaaf!”, aldus Konstantin.

Externen zijn bij Qquest een belangrijke factor. “Veel van onze mensen werken niet met Qquest collega’s samen. Het is veel belangrijker om bij de klant feedback op te halen. De meeste klanten werken echt graag en welwillend mee.”

Het grootste voordeel dat Qquest uit TruQu haalt is volgens Konstantin de stap naar volwassenheid na de studie. Want, zowel ambitieuze starters als ervaren ICT-specialisten krijgen bij Qquest de mogelijkheid om zichzelf en de organisatie naar een hoger niveau te tillen. De ambitieuze starters, ook wel de junioren binnen Qquest, komen binnen vanuit de studie. “We willen dat zij zich ontwikkelen naar goede consultants. Dit is een grote stap voor hen richting hun ontwikkeling naar vakvolwassenheid. Wij zien dit in versnelling komen sinds zij de regie hebben over hun eigen ontwikkeling. TruQu is een welkom en passend hulpmiddel hierbij.”

Afsluitend vertelt Konstantin dat TruQu al heel snel werd omhelsd door iedereen. “Mede doordat we komen van een omslachtig Word-document is iedereen heel snel aan de slag gegaan met TruQu en heeft het geadopteerd. De nieuwe mensen die nu binnenkomen die weten niet anders. Het is geen thema, maar een integraal onderdeel van onze organisatie geworden. Alles wat te maken heeft met feedback ophalen is compleet overgegeven aan TruQu. Er worden geen aparte lijstjes meer bijgehouden.”