VX Company

Bij VX Company draait het niet alleen om technologieën; de applicatie-expert zet de medewerker centraal. Met voornamelijk IT-specialisten in dienst, gelooft de organisatie dat wanneer medewerkers zich continu ontwikkelen de klant uiteindelijk een betere dienstverlening ervaart. Zij krijgen in een veilige omgeving de kans om persoonlijke skills te verbeteren en talent te ontdekken. Zo kan de medewerker groeien en kan VX Company blijven wat ze willen zijn: het beste IT-bedrijf om mee én voor te werken.

HR-manager Diane Etman is al ruim tien jaar werkzaam bij de mensgerichte organisatie. Hierdoor heeft zij een goed beeld van de ontwikkelingen in de afgelopen jaren. Ze schetst de tijd voor en na de huidige ontwikkelcultuur om de veranderingen in kaart te brengen. Wat zijn de succesfactoren? Wat zijn de valkuilen? En, hoe ziet de cyclus er nu uit?

“Voorheen hadden we een beoordelingscyclus en gingen we planmatig te werk. De cyclus bestond uit drie gesprekken. Vooraf bepaalde je je koers en stelde je doelen voor een heel jaar. In het midden van het jaar evalueerde je deze doelen. En, aan het einde van het jaar werd je beoordeeld. Dit werd gezien als een vreselijke corveetaak voor het management, omdat het veel voorbereiding vraagt. Er komt drie keer een enorme piek in je werk. Daarnaast zitten veel van onze mensen bij klanten en zijn daarmee uit het zicht. Het verzamelen van informatie kostte zo veel tijd. Medewerkers associeerden de gesprekken vaak meer met ‘terugkijken en moeten verbeteren’ dan vooruitkijken en ontwikkelen”, vertelt Diane.

De beoordelingscyclus maakte al jaren geleden plaats voor een cyclus waarin ontwikkelen centraal staat. Met TruQu werd een volgende stap gezet in het professionaliseren van de cyclus. “Ontwikkeling en feedback gaat natuurlijk heel nauw samen. Als je wil ontwikkelen, moet je reflecteren. Je kunt niet alleen naar jezelf kijken, het is ook belangrijk wat anderen vinden. Je hebt hulp nodig bij je ontwikkeling, dat kan je vaak niet alleen. We maakten kennis met TruQu en ontdekten dat het écht wel leuker kan.”

“Want”, vervolgt de HR-manager, “TruQu daar zit een funfactor in. Het legt de regie bij de medewerker in plaats van bij de manager. De manager vindt het fijn dat de medewerker nu zelf informatie kan verzamelen. Het is de medewerker die zijn eigen doelen bepaalt. Deze omslag is voor ons groot en heel fijn.”

De aanpak verliep bij het begin wat stroef. Hier benoemt Diane dan ook direct een veel voorkomende valkuil. “Wat wij onhandig hebben gedaan, is dat wij onvoldoende inspanning hebben geleverd om feedback te kunnen en te durven geven. We hadden teveel gerekend op dat het vanzelf zou gaan. De tool biedt je namelijk eigenlijk alle handvatten. Maar, het werd een losstaand iets. Het hielp wel bij het promoten voor het vragen en geven van feedback. De tweede stap is echter dat je zorgt dat het in elk HR-proces terugkomt.”

Een andere valkuil is te weinig draagvlak. Het hele management moet achter de nieuwe cultuur staan en daarbij TruQu willen gebruiken. Alleen wanneer iedereen het juiste voorbeeld geeft, zal het gebruik stijgen. “Waar we tegen aan liepen is dat medewerkers actiever bleken te zijn in het gebruik met de tool dan de managers zelf. Ik denk dat als je begint met TruQu dat je toch het commitment moet hebben van het management. Hier zouden zij, vooral aan het begin, veel aandacht aan moeten besteden. Het moet direct ‘gewoon’ worden.”

GrowQu, de implementatiepartner van TruQu en specialist in het stimuleren van een ontwikkelcultuur, werd ingeschakeld. “Toen hebben we gekeken naar hoe het kan dat het elke keer bij momenten blijft en het gebruik niet steady is. We hebben een aantal trainingen en sessies gehad over feedback en het sparren met elkaar helpt vooral. Je merkt dat als mensen een feedbacksessie hebben gehad dat ze het ook leuk vinden om feedback te geven. Het enge gaat er vanaf”, aldus Diane.

De slag die de organisatie nu wilt maken is dat het in alle vezels van het HRM-beleid terugkomt. Dat het logisch wordt dat je mensen meeneemt in je ontwikkeling. Volgens Diane ervaren IT’ers in het bijzonder de tool als een fijn middel. “IT’ers zijn mensen die het fijn vinden om met technieken te werken. En, feedback geven op niet-technisch vlak vinden ze lastig. Bij deze doelgroep werkt TruQu heel lekker. Je kunt er een eigen momentje voor pakken en je hebt langer de tijd iets te formuleren. Zo kun je toch nog feedback geven of vragen.”

VX Company heeft op dit moment alle regie bij de medewerker gelegd, maar wil in de toekomst wel bepaalde richtlijnen gaan hanteren. “Medewerkers hebben nu veel meer check-ins waar het gaat om hun ontwikkeldoelen. We zitten nu in de fase dat we het hebben losgelaten en medewerkers zelf in afstemming met de manager laten bepalen hoe vaak zij een gesprek willen. We willen uiteindelijk wel kaders bieden en richtlijnen hanteren.”

“Wat ik heel leuk vind, is dat wij met de invoering van TruQu veel meer de klanten betrekken bij de ontwikkeling van medewerkers. In HR-land is de trend dat je meer ‘outside in’ denkt”, zegt Diane. “Je moet je klant meer betrekken bij de ontwikkeling van het HR-beleid. Met TruQu wordt de klant betrokken bij het ontwikkelproces van je medewerkers. Ze mogen meedenken en feedback geven. Daarin onderscheidt TruQu zich van andere feedbacksystemen. Dit past goed in de nieuwe wereld. De organisatie houdt niet op bij de muren van je kantoor. Je bent constant bezig met je ontwikkeling. Dat vind ik gaaf aan TruQu.”

In de toekomst ziet Diane graag dat elke medewerker TruQu gebruikt. “In onze filosofie, hoe we TruQu willen gaan inbedden in de organisatie, maakt elke nieuwe sollicitant al kennis met TruQu. Vanaf de onboarding moeten medewerkers al weten hoe wij met feedback omgaan en hoe TruQu hier een plek in heeft. Dan zal het meer gebruikt gaan worden. Ik zie graag dat TruQu straks door iedereen gebruikt wordt en dat het echt een goede aansluiting heeft op onze ontwikkelgesprekscyclus. De kracht ligt in het kunnen integreren in het hele HR-beleid.”