Het managementoverleg. Het duurt soms wat lang en het is belangrijk om scherp te blijven, zodat er juiste beslissingen genomen worden. Daarom is een koffiebreak van groot belang tijdens een lange managementoverleg. Ondertussen een gesprek tijdens de koffiebreak van de vergadering van het managementteam:

Hé Rachida, het is al weer een tijd geleden dat wij elkaar gesproken hebben. Los van de vergaderingen bedoel ik.

Ja Ruud, je kent het wel. De agenda zit een beetje vol. Ik ben veel onderweg, in vergadering of bezig met het afvinken van allerlei controlelijstjes. Op dat gebied lijkt het wel of ze bij de stafafdelingen niets beters te doen hebben dan het produceren van papier en het communiceren van deadlines. Control heeft de naam, maar HR kan er ook wat van.

Die volle agenda is herkenbaar. Alleen dan wel vol met vaak de verkeerde dingen. Toen ik hier een jaar geleden als manager begon, had ik de gedachte dat ik het grootste gedeelte van mijn tijd kon besteden aan de ontwikkeling van medewerkers. Helaas, de realiteit is anders! En wanneer je uiteindelijk denkt hier tijd aan te kunnen besteden dan komt HRer weer overheen met allerlei bijeenkomsten rondom de beoordelingsgesprekken, planningsgesprekken en bijbehorende spreadsheets. Volgens mij staat HR opgesteld om de business te ondersteunen, maar ik krijg tegenwoordig het gevoel dat het andersom is.

Het zal trouwens wel aan mij liggen maar ik vind het raar dat wij binnen deze organisatie, waar wij het toch continue hebben over innovatie, vernieuwing en lean, niet de beschikking hebben over een fatsoenlijk systeem en werken met achterhaalde methoden, zoals beoordelingsgesprekken. Ik las hier trouwens onlangs een artikel over met de titel ‘Alleen het beoordelingsgesprek afschaffen is niet de oplossing’. Is zeker de moeite waard om te lezen. Zal ik het naar jou doorzetten?

Ja, dat is goed. Alleen al de titel maakt mij nieuwsgierig. Daar maak ik graag tijd voor. Maar wat voor systeem heb jij het eigenlijk over?

Heel simpel. Een systeem waarin feedback kort-cyclisch kan worden vastgelegd en wat daarnaast ook goed bruikbaar is voor doorlopende 360 graden feedback.

Het is interessant dat jij dat zegt. We hebben hier in het verleden, voordat jij toetrad tot het MT,  wel vaker over gesproken en ik weet dat meer collega’s in het managementteam een dergelijk systeem wel zien zitten. Zo’n systeem als hulpmiddel zou ideaal zijn, want hierdoor kunnen wij de kwaliteit van gesprekken met medewerkers en klanten verder verbeteren. Dit, naar mijn mening, wel met het uitgangspunt dat we meer tijd voor dergelijke gesprekken moeten maken en de feedback van twee kanten komt, want ontwikkeling gaat niet ‘slechts’ over de medewerkers en ook over ons. Het laatste vraagt dus ook om een andere mindset en dat is best wel een uitdaging.

Maar dan even iets wat ik niet snap. Als jullie het hier al eens over hebben gehad, waarom is een dergelijk systeem dan nog niet aangeschaft? Ik weet van een aantal studiegenoten en netwerkrelaties dat er organisaties zijn die hier al mee werken.

Dat hier geen vervolg aan is gegeven heeft te maken met onduidelijkheden die nooit zijn uitgezocht. We hadden namelijk aan HR gevraagd voor ons uit te zoeken of de implementatie van een dergelijk systeem zou kunnen bijdragen aan de realisatie van organisatiedoelstellingen. Daaropvolgend kregen we van de collega’s van HR, tijdens een meeting over dit onderwerp, een warrig verhaal met allemaal wollige termen. Toen wij daarna vragen gingen stellen over verschillen tussen leveranciers, gebruiksvriendelijkheid, rapportagebeheer, implementatieduur, kosten en een communicatieplan werd het erg stil. Een nieuw systeem is leuk, maar zeker niet zaligmakend. Dit helemaal als het niet goed werkt en sprake is van allerlei kinderziektes die irritatie oproepen op de werkvloer. We wilden nu eens niet onnodig geld en energie verspillen.

Oké! Helder. Ik redeneer alleen liever andersom. Laten we in plaats van naar de kosten eens naar de opbrengsten kijken in tijd, geld, medewerkers- en klanttevredenheid en ga zo nog maar even door. En daarnaast is het de vraag waarom we HR nodig hebben als tussenschakel. We vragen gewoon bij andere organisaties na wat de ervaringen op dit gebied zijn en kijken hier rond, gaan met een klein comité van managers en medewerkers in gesprek met de leveranciers en draaien waar nodig een pilot. Makkelijker kunnen we het volgens mij niet maken. Is er volgens jou nog voldoende draagvlak binnen het managementteam voor een nieuwe poging?

Ja, dat weet ik wel zeker. En op de werkvloer zal dit ook geen probleem zijn wanneer we de medewerkers er bij betrekken en om feedback vragen. Dan kunnen ze gelijk wennen. Laten we komende week een afspraak plannen en tussentijds de collega-managers her en der een beetje kneden. Dan kunnen we dit onderwerp voor de volgende vergadering als agendapunt inbrengen.

Ja, is goed. Ik zie overigens dat we weer verder moeten. Laten we maar weer aan de slag gaan. Zou trouwens wel een mooi vervolg zijn. Eerst de beoordelingsgesprekken afschaffen en daarna wat doen aan de vergadercultuur. Er is in ieder geval nog meer dan voldoende ruimte voor verbetering.

[thrive_leads id=’29427′]