P-services

P-services, specialist op het gebied van personeelsdienstverlening, streeft naar een verantwoorde, sociale samenwerking tussen opdrachtgever en werknemer waarin goed werkgeverschap voorop staat. Om dit te kunnen bevorderen en persoonlijke ontwikkeling te stimuleren zijn zij gestart met TruQu. HR-adviseur Esther van der Schee vertelt over de verwachtingen, de cultuur en het gebruik van de performance management tool binnen de organisatie.

Esther noemt de voormalige manier van beoordelen binnen P-services wat ouderwets en omslachtig. “We werkten hiervoor met functionerings- en beoordelingsformulieren per functie. Dit was best omslachtig. Dan kwam er weer een functie bij of er veranderde wat in de functie. Elke keer moesten de formulieren worden aangepast.”

Er ontstond behoefte aan een nieuwe cyclus en een nieuw systeem. Zo besloot de HR-adviseur een Round Table sessie van TruQu bij te wonen. Het evenement waar je met diverse gelijkgestemde kan praten over de nieuwe inrichting van de gesprekkencyclus. “Vervolgens heb ik aan het management voorgesteld om met TruQu te starten en iedereen was direct enthousiast”, aldus Esther.

Om TruQu intern te communiceren heeft P-services de documenten op de helppagina gebruikt. Tijdens de personeelsbijeenkomst werd TruQu toegelicht zodat iedereen daarna direct aan de slag kon.

Esther nam het initiatief een document op te stellen om medewerkers om weg te helpen en een veilige cultuur te creëren. “Ik heb samen met mijn HR-collega’s een document opgesteld met de do’s en don’ts voor het vragen en geven van feedback. Hier staat tevens in hoe je een SMART-ontwikkeldoel opstelt. Medewerkers en leidinggevenden moeten weten dat ze altijd bij ons terecht kunnen als ze hulp nodig hebben.”

Tijd om de tool te gebruiken. Esther: “Wij hebben zelf alle medewerkers in TruQu gezet en templates aangemaakt. Door het simpele systeem was dit erg makkelijk om zelf te doen.”

Om verwachtingen te communiceren, is er een tijdlijn geplaatst in het arbeidsvoorwaardenboek van de organisatie. “Hier staat precies in wat er van de medewerker wordt verwacht en hoe je feedback moet vragen. Maar, ook wanneer er een reflectieverslag geschreven moet worden en wanneer er contact is met de leidinggevende. Dit is voor iedere medewerker inzichtelijk. We hebben afgesproken dat de leidinggevende samen met de medewerker bepaalt aan wie er feedback wordt gevraagd. Dit is om te voorkomen dat iedereen wellicht de klanten pakt waarvan ze weten dat ze al tevreden zijn.”

Binnen een feedbackcultuur wordt eerlijke feedback gegeven tussen werknemers onderling, tussen werknemers en managers en tussen managers en leidinggevenden. In deze cultuur heeft iedere medewerker in de organisatie het recht om feedback te geven aan een andere persoon in de organisatie.

Volgens Esther was hier voorheen nauwelijks sprake van. Deze cultuur is door het gebruik van TruQu gestimuleerd. “Ik merk dat door het gebruik van TruQu er veel meer feedback wordt gevraagd en gegeven dan hiervoor. Ook complimenten zijn populair. Dit zijn leuke dingen die zonder het gebruik van TruQu veel minder zouden gebeuren. Het is goed dat we op deze manier verplicht worden om elkaar feedback te geven. Mensen durven nu eerder wat uit te spreken. En, om het uit te typen is natuurlijk nóg makkelijker.”

TruQu maakt het mogelijk om feedback te vragen aan mensen zonder een TruQu account. Dit is handig voor bedrijven die veel werken met consultants, opdrachtgevers en klanten.

De HR-adviseur zit zelf veel bij klanten en ziet de toegevoegde waarde van deze functie in. “Als ik bij een klant zit ga ik ervan uit dat ze tevreden zijn, omdat ze mij anders niet zouden inhuren. Maar, dit is natuurlijk heel makkelijk gezegd. Je kunt je namelijk altijd verbeteren. Wanneer je na afloop gezellig met de klant praat en evalueert, zal je sneller horen dat het allemaal wel prima is gegaan. Dit in tegenstelling tot wanneer er een berichtje in de mailbox verschijnt met de vraag of ik feedback mag ontvangen. Zij zullen nu goed nadenken over hun antwoord en de tijd nemen om bij te dragen aan mijn persoonlijke ontwikkeling.”

P-services is volledig van de beoordelingsgesprekken afgestapt en gebruikt TruQu als basis voor het inzichtelijk maken van de performance van de medewerker om hier vervolgens samen regelmatig over te evalueren.

Om ervoor te zorgen dat TruQu nog actiever wordt gebruikt in de toekomst, zullen medewerkers en leidinggevenden meer betrokken worden. “Ik denk dat iedereen er bij betrokken moet worden om een goede doorstart te maken. Ons voornaamste doel is uiteindelijk dat mensen hun persoonlijke ontwikkeling goed op peil kunnen houden en dat er meer gestuurd wordt op ontwikkeldoelen”, sluit Esther af.

Lees nóg een business case!